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Des recommandations pour améliorer l’efficacité de la gestion administrative de votre entreprise.

Tout entrepreneur rêve de gagner du temps et d’optimiser l’efficacité de la gestion administrative incontournable. On vous propose une liste de six conseils pour alléger votre charge administrative et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel, votre métier.

Le simple terme « démarches administratives » provoque des appréhensions chez de nombreux entrepreneurs vu la complexité à gérer et le temps qu’il faut y consacrer, ces démarches peuvent mettre en péril une entreprise si elles ne sont pas effectuées correctement. Heureusement, il existe des solutions méconnues pour venir en aide aux entrepreneurs. C’est une opportunité précieuse, d’autant plus que 17,5 % des chefs d’entreprise français sont exposés à un risque d’épuisement professionnel.

1. Bénéficier de l’accompagnement d’experts

Le parcours d’une entreprise est jalonné d’étapes complexes et spécifiques qu’il est essentiel de comprendre et de maîtriser. De la création de la société, avec des tâches telles que la rédaction des statuts, l’immatriculation ou l’obtention du Kbis, jusqu’aux différentes échéances administratives, il est impossible d’être un expert dans tous les domaines. C’est pourquoi il est primordial de se faire accompagner par des spécialistes grâce à des outils simples et efficaces. Par exemple, Shine s’est positionnée comme un véritable copilote administratif. Cette startup propose un équilibre entre services en ligne et accompagnement humain grâce à une équipe d’experts disponibles 7 jours sur 7.

2. Accorder une attention particulière au choix de son expert-comptable

Selon Arthur Waller, PDG de Pennylane, un expert-comptable est comme un médecin de famille : une personne qualifiée qui comprend votre métier et avec qui vous pouvez parler librement, étant donné que la vie professionnelle et personnelle d’un entrepreneur sont souvent étroitement liées. C’est pourquoi il est crucial de prendre le temps de choisir judicieusement son expert-comptable et de se munir d’un outil capable de centraliser en temps réel tous les flux financiers de l’entreprise, y compris les transactions bancaires, afin de faciliter la collaboration entre les dirigeants et leur expert-comptable. L’objectif est de progresser plus sereinement dans l’aventure entrepreneuriale et de consacrer davantage de temps à son activité principale.

Par exemple, Indy est un service de comptabilité en ligne qui aide les entrepreneurs à gérer leur comptabilité de manière simple et efficace. Contrairement aux solutions traditionnelles de comptabilité, Indy offre une solution numérique intuitive et facile à utiliser. Ces services incluent la gestion de la paie, la préparation des déclarations fiscales et sociales, et l’assistance pour les questions comptables. 

3. Opter pour l’ouverture d’un compte professionnel

Lors de la création, toutes les entreprises sont tenues d’ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité professionnelle. Pour simplifier cette démarche, il est judicieux d’opter pour un compte en ligne.

Une solution telle que Shine, par exemple, permet de suivre en temps réel toutes les dépenses, avec des assurances exclusives pour protéger l’activité. Nicolas Reboud, PDG et co-fondateur de Shine, souligne l’importance de bénéficier d’un IBAN français, entièrement paramétrable et accessible depuis n’importe où, que ce soit au bureau ou en déplacement, sans frais cachés ni commission de mouvement. Il convient également de noter que Shine offre récemment la possibilité de réaliser des dépôts d’espèces.

4. Gérer les dépenses d’équipe de manière efficace

Une fois que l’entreprise est opérationnelle et que les collaborateurs sont recrutés, la gestion des dépenses d’équipe devient une préoccupation majeure. Avoir des cartes de paiement supplémentaires et des accès dédiés est extrêmement utile, comme le propose désormais Shine à ses clients. L’objectif est de gagner du temps, d’améliorer l’efficacité et d’avoir un contrôle en déléguant les dépenses aux responsables tout en maintenant la possibilité, par exemple, d’ajuster les plafonds en fonction des besoins. Pour les employés, cela signifie qu’ils n’ont pas besoin d’avancer de l’argent et qu’ils sont libérés des notes de frais, dont les justificatifs sont automatiquement exportés vers les comptables et les responsables financiers.

5. Opter pour un outil évolutif et interopérable

Un outil de gestion administrative efficace doit également être capable de s’adapter aux évolutions de l’entreprise, ce qui est particulièrement crucial pour les petites structures en pleine croissance. Afin d’éviter de repartir de zéro à chaque fois, avec les pertes de temps et les risques de perte de données associés, il est important de trouver une solution qui permette de passer facilement d’une offre individuelle, parfaitement adaptée pour un démarrage avec les fonctionnalités essentielles à un prix abordable, à une offre en équipe pour accompagner la croissance de votre activité, sans avoir à changer de banque.

6. Maîtriser la gestion de sa croissance

La croissance constitue l’un des objectifs clés de tout entrepreneur. L’un des principaux défis à relever est le financement, pour lequel de nouveaux modèles émergent, tels que le financement basé sur les revenus (Revenue Based Financing). Contrairement aux collectes de fonds traditionnelles, ce modèle est non dilutif, ce qui signifie que les entrepreneurs conservent 100% de leur capital et remboursent en fonction de leur chiffre d’affaires. Nima Karimi, PDG de Silvr, souligne l’importance de trouver une solution basée sur une analyse objective des performances de l’entreprise, tant sur le plan commercial que financier, afin d’adapter cette forme de financement.

« La demande de crédit est souvent une étape chronophage et complexe pour les dirigeants, c’est pourquoi nous avons lancé une offre de crédit rapide, sans paperasse ni garantie personnelle », ajoute Nicolas Reboud, PDG et co-fondateur de Shine.

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